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緊急事態宣言をうけて4月はシフト勤務と在宅勤務の環境整備をしていました

4月がやっと終了して5月がスタートします。

コロナウイルス感染症に振り回された1か月だったと思いますが、5月はどうなることやらです。

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さて、4月は事務所で何をやっていたかというと、前半までは事務所内のシフト勤務やスタッフの在宅勤務の環境を整えるような仕事が中心でした。後半になってやっと自分の仕事ができるようになってきました、、というところです。

会計事務所なので基本的にはテレワークや在宅勤務には向いていない業種だと思います。事務所の中ではできるできないの前に保守的な風土のために二の足を踏むところも多いと思います。

税理士一人の事務所であればもちろん常に在宅なのでしょうが、スタッフに在宅勤務をさせるということに抵抗感を持つ所長は多いのではないでしょうか。

中小企業はなかなか在宅勤務が進んでいない、、というのは現実的に真実だと思います。士業事務所も中小企業ですから現場レベルで難しい、、と感じています。

そんな中でもスタッフの健康を守るのも大事なことだし、不安や恐怖からメンタル面のケアをするのも大切です。

そんなことで在宅勤務を組み合わせたシフト勤務の準備や段取りに結構な時間と神経をつかった、、というところです。

設備投資も結構したのですが、他の事務所はどうしているんだろう??ということもあると思うので簡単に紹介してみます。

外出先などから事務所のサーバーや会計システムにアクセスできる端末を追加で購入しました。その他に行ったものはこんな感じです。

ドキュワークスで事務所内をペーパーレス化

1年くらい前から事務所内の電子ファイリングをドキュワークスに変更していました。

まだまだ完全にできているわけではないですが、早めにドキュワークスに切り替えていたことが実は在宅勤務にもいきていました。

既にサーバーはクラウド化していましたから 、ドキュワークスと組み合わせることでテレワークの下準備はできていたことになります。

これをやっていなかったら今回は結構大変だったかもしれません。

 

在宅でもデュアルディスプレイで作業できるように・・

例えば、家にPC用のモニターがない人向けにモバイルモニターを買ってみました。 

事務所内では電子ファイリングでペーパーレス化を進めていますが、在宅でモニターがないと紙で打ち出す必要があります。

紙で印刷して自宅に持ちかえらせることを原則禁止としているため、モニーターは重要です。

WEB会議をはじめました

WEB会議用にスピーカーフォンも購入しました。

マイクとスピーカーが一体になっているものですが、エコーキャンセルなどの機能もついています。

実際にはノートパソコンだけでも大丈夫なのですが、音にこだわる場合には是非お勧めです。

 WEBカメラも注文しましたが、、まだ到着しません。 

GW明けの到着予定ですが、本当に来るかどうか・・・

ビジネス用のノートPCではカメラがオプションになっているものも多いようで、事務所内でも数台はカメラがついていないタイプでした。

そのため何台か発注したのですが、、やっぱり品薄です。

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  • 発売日: 2012/06/01
  • メディア: Personal Computers
 

事務所内のWi-Fi環境の整備 

社内無線LANの届く範囲を拡大させようと中継機なども追加しました。 

普段は作業で使っていない会議室や休憩室なども作業場所として利用するため、社内のWi-Fiやインフラ面の整備が必要になりました。

平時から準備をしておけば災害や緊急時に便利に使えるのに、実際はなかなか・・・

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