会計事務所の仕事で重要な位置を占めるのが資料のファイリングといえます。
電子ファイリングも普及してきて紙の山から解放されつつあるとはいえ、やはり基本は紙です。
特に、相続税の申告では紙ベースの資料のファイリングが不可欠です。
そこで、当社で行っているのはキングジムのドッチファイルによるファイル。
このファイルをうまく行えるかどうかが仕事の成否をきめます。
自分で見返してわかりやすいかどうか、そして上司がチェックするのにわかりやすいかどうかがポイントになります。
それではどうやってファイルするのがわかりやすいのか？
もちろん事務所ごとにルールがあると思います。
個人レベルのルールだと効率が悪いので、標準化したルールづくりが重要になります。
会計事務所の仕事は製造業的な仕事も多いので、標準化が基本です。
一番わかりやすいのは、業務の手順にあわせたファイリングです。
そして、申告書等の並びにあわせたファイリング。
相続税の申告書では、１１表の順番でファイリングするのがわかりやすいと思います。
わかりやすいファイリングはそれだけでミスが起こりづらいリスクマネジメントにつながります。
ぐちゃぐちゃに綴じられているだけだと、ミスも増えるし非効率となります。
東大生のノートはかならず美しいという本が一時話題になりましたが、できる会計事務所職員のファイルは必ず美しいのです。
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